第一步，為每一臺印刷機制訂基準(定標)。

從車間每個月要印刷的印件中選出一個典型作業或某一類型的作業，記錄下印刷準備和印刷運行等各個環節的有關信息，包括印刷準備時間、印刷速度、廢品張數、停機次數、印刷機停機清洗橡皮布的次數、橡皮布故障，以及環狀白斑等數據，并記錄下每次發生停機的原因和時間。然后，根據記錄為每個班次進行定標，而且要具體到每一個印刷機操作人員。有了基準之后，就可以據此來衡量采取改進措施后生產效率提高的程度。

第二步，清潔印刷車間。

按照精益生產的要求，建立一個5S計劃，并完成五個清理步驟，即整理(Separate)、整頓(Straighten)、清掃(Scrub)、清潔(Spread)和素養(Systematize)。在開始此項工作之前，企業或車間領導首先應當清理一下自己的辦公室，為整個企業或車間做出樣板。

第三步，請設備制造商幫忙解決設備存在的問題。

帶“病”運行的印刷機很難提高效率，所以要與設備制造商一起檢查樣張，并向他們說明要在印刷機上解決什么問題，獲得他們的幫助。這樣做可能需要一定的成本投入，但是卻能解決印刷機部件磨損或損壞問題。對于印刷車間而言，每個月都要對印刷作業重新進行測量，這樣就有可能看到顯著的改善。

第四步，在進一步改進中讓相關人員參與進來。

相關人員，包括操作人員、設備維護人員以及中層管理人員，都會有自己的想法和建議。應該仔細傾聽他們的建議，如果恰當合適就要付諸實施。

此外，還有一種激將法，即把一段時間內的有關生產效率的數字張貼出來，稍顯落后的團隊就會努力進行改進。比如，一個車間的印前準備時間在20分鐘之內，另一個具有相同設備的印刷車間則需要40分鐘，那么落后的車間或機組一定會想辦法甩掉落后的帽子。保持印刷車間干凈整潔是十分必要的。無論車間是大還是小，無論是單張紙印刷機還是卷筒印刷機，都可以做到清潔干凈。清潔的設備與環境對提高車間生產能力具有正面效應，而不是負面效應。